Como escolher um software de facturação validado pela AGT

Com o prazo da facturação electrónica a aproximar-se, o mercado angolano encheu-se de propostas. Algumas são software de facturação a sério; outras são folhas de cálculo com um logótipo. Estas são as perguntas que separam uns dos outros - e que qualquer fornecedor sério responde sem hesitar.

1. Qual é o número de validação do software, e onde aparece?

A lei exige que a factura identifique o software utilizado e o respectivo número de validação atribuído pela AGT. Não é um selo no site do fornecedor: é uma menção impressa no documento, ao lado do código hash e do código QR. Peça uma factura de exemplo emitida pelo sistema e procure a linha. Se não estiver lá, a conversa devia terminar aqui.

2. Quem pede as séries de numeração à AGT - eu ou o sistema?

Cada tipo de documento é numerado dentro de uma série pré-registada. Um sistema completo pede as séries à AGT por si, mantém-nas activas e abre as do ano seguinte quando a janela legal o permite. Um sistema incompleto deixa-lhe essa tarefa e falha silenciosamente no dia em que a série se esgota - normalmente no dia de maior facturação.

3. O que acontece quando a internet cai?

Esta é a pergunta que revela a arquitectura. Um sistema que só emite quando a AGT responde é um sistema que fecha a loja numa falha de rede. A resposta correcta é: o documento é emitido e numerado localmente, e comunicado quando a ligação voltar - com o regime de contingência previsto na lei a cobrir os casos prolongados. Pergunte também o inverso: o que acontece se a comunicação falhar por mais de 60 dias? A resposta honesta é que o sistema tem de bloquear novas emissões, porque é o que o regime exige.

4. Consigo anular e rectificar como a lei manda?

Errar numa factura é normal; corrigi-la de qualquer maneira não é. Um documento fiscal emitido não se apaga. Existem caminhos próprios - a anulação, a nota de crédito de rectificação parcial, e a anulação sem emissão de nota nos casos em que a lei o admite. Se a demonstração lhe mostrar um botão "eliminar factura", está a olhar para software que não cumpre a definição legal.

5. Quem trata das séries e da comunicação à AGT - o fornecedor ou eu?

Fornecedores que cobram a comunicação à AGT como extra, ou que lhe pedem para tratar das séries por fora, estão a dizer-lhe que o sistema não foi desenhado para emitir electronicamente - foi adaptado. Pedir a série, assinar o documento e transmiti-lo deve ser trabalho do programa, não seu, e o estado de cada envio deve estar visível na sua conta.

6. Serve o meu balcão, e não apenas o meu escritório?

Se vende ao público, metade do problema é a velocidade da caixa: vender em segundos, suspender uma venda para atender o cliente seguinte, aceitar vários métodos de pagamento, fechar o turno com contagem. Um ERP que só sabe emitir facturas a partir de um formulário de escritório vai ser contornado pela sua equipa na primeira sexta-feira cheia - e o que for contornado deixa de estar em conformidade.

7. Quem é o dono dos meus dados, e como os levo daqui?

Pergunte como se exportam os artigos, os clientes e o histórico de documentos, e em que formato. Um fornecedor confiante responde sem rodeios. A resposta também lhe diz quanto custará mudar mais tarde - o que é, em si, informação sobre o preço real.

Um teste de dez minutos

Antes de assinar, peça para ver, ao vivo e com os seus dados:

• a emissão de uma factura, do início ao PDF, com número de validação, hash e QR visíveis;
• a emissão de uma nota de crédito a rectificar essa factura;
• o estado da comunicação à AGT desse documento, no próprio sistema;
• uma venda ao balcão, do artigo ao talão;
• o ecrã onde se define o que cada funcionário pode ver e fazer.

Cinco passos. Se um fornecedor não conseguir mostrá-los numa sessão, não é uma questão de agenda - é uma questão de o produto não fazer o que a proposta diz.